Focos de suciedad: listado de aquellos temas que provocan una considerable entrada de información digital y qué contramedidas se pueden poner en marcha, bien para eliminarlos o bien para aislarlos.
Alertas: sobre qué elementos incorporar algún sistema que alerte de la desviación respecto al estándar o que ayude a diferenciarlo de otros elementos a su alrededor
Consejos para poner en marcha:
Identificar bien los focos de suciedad y consensuar contramedidas es probablemente la mayor garantía de que las 5S digitales se mantendrán a lo largo del tiempo.
Cuando un foco de suciedad no se puede eliminar conviene aislar sus consecuencias, es decir, llevarlo a zonas donde después se pueda eliminar con facilidad.
¡Atención al envío de ficheros adjuntos en correos electrónicos! ¿No hay otra forma de hacerlo?
¡Atención al uso de utilidades de almacenamiento compartido en la nube para trabajos colaborativos!
Habitualmente la suciedad está en las carpetas de "Varios" y en las carpetas o ubicaciones que están en subcarpetas muy alejadas de la raíz: ¿cómo vamos a controlarlas?
Incidir en la conveniencia de minimizar riesgos (peligros de ficheros desconocidos, ejecutables y similares). Puede ser un buen momento para revisar las políticas de seguridad.
Pensar en un mantenimiento preventivo del sistema. Junto al personal de TICs, para que entre auditoría y auditoría los focos de suciedad, las carpetas proclives a acumular innecesarios, duplicados, etc. y los lugares difíciles de limpiar (por trabajar muchas personas en ellos, por ejemplo) no se descontrolen en exceso.
Para acometer la tercera y cuarta fase, suprimir suciedad y señalizar anomalías, recomendamos utilizar esta hoja de cálculo:
Contiene dos hojas:
Consejos para poner en marcha: